Automatisierte Eventeinladungen

Das Unternehmen befand sich in der Mitte einer Salesforce-Implementierung, die bereits seit mehr als 2 Jahren lief. Einer der Hauptgründe für den Einsatz von Salesforce war das zentrale Account-Management mit automatisierten Systemen. Allerdings ist Salesforce, genau wie SAP, für große Unternehmen ausgelegt, die große Datenmengen abdecken müssen.

 

Als ich es zum ersten Mal sah, dachte ich bereits, dass es für das, was sie zu erreichen versuchen, viel zu viel ist. Nach einer Weile wurde mir klar, dass die Implementierung noch viel länger dauern und weitere Kosten nach sich ziehen würde. Daher wurde eine einfachere Lösung benötigt.

Ich habe mir den Kernprozess genau angesehen, insbesondere die E-Mail-Automatisierung, die über Salesforce Einstein implementiert werden sollte. Das Herzstück der Automatisierung war das Versenden von E-Mail-Einladungen an die Gäste und an diejenigen, die von einer Teilnahme profitieren könnten. Der gesamte Prozess umfasste dynamische Follow-up-E-Mails je nach Status des Kontos im CRM (eine Erinnerung senden, wenn keine Reaktion erfolgt, keine Erinnerung senden, wenn wir bereits in Kontakt sind).

 

Ich habe die einzelnen Schritte der Automatisierung untersucht: Welche Auslöser werden wo und warum benötigt? Welche Aktionen folgen auf jeden Auslöser? Und welche Sicherheitsmaßnahmen sind vorgesehen, um sicherzustellen, dass die Automatisierung keine unerwarteten Aktionen auslöst?

Nachdem ich die bestehenden/geplanten Prozesse gründlich analysiert hatte, richtete sich mein nächster Fokus auf die bestehende Infrastruktur. Wie ist das Unternehmen aufgebaut, welche Tools sind bereits vorhanden und womit können die Mitarbeiter gut arbeiten?

 

Es wurde deutlich, dass Microsoft Business 365 für die wichtigsten Dinge wie Dokumente und E-Mail, aber auch für Datenbanken / Cloud mit Sharepoint und OneDrive verwendet wurde. Daraus ergab sich natürlich die Idee, einen Microsoft Power Automate-Workflow zu verwenden, der mit einer Sharepoint-Datenbank und den Outlook-E-Mail-Adressen der Mitarbeiter verbunden ist. All diese Tools waren bereits vorhanden und wurden im Unternehmen verwendet, was mir den Vorteil verschaffte, ein System zu schaffen, das äußerst kosteneffizient ist, im Grunde genommen sogar kostenlos, wenn man bedenkt, dass die Abonnements für MS Business 365 ohnehin kostenpflichtig waren.

 

Nach einem Monat waren alle Automatisierungen innerhalb des Microsoft-Ökosystems neu aufgebaut, so dass wir von einer Investition von über 20.000 € in Salesforce zu einer fast kostenlosen Microsoft-nativen Lösung mit einer viel niedrigeren Lernkurve für alle, die mit dem System arbeiten müssen, kamen. Wir haben diese Art der Automatisierung im Unternehmen in den letzten Jahren einige Male umgebaut, um sie an neue Situationen und Kampagnen anzupassen, und sie läuft immer reibungslos. Das Unternehmen war sogar in der Lage, das System an einen seiner Kunden weiterzuverkaufen, was nur einen kleinen Standardisierungsprozess von unserer Seite aus erforderte.

Es ist wichtig zu bemerken, dass dies zwar enorme Auswirkungen auf die Kosten und Investitionen hatte, aber auch eine sehr spezifische Situation darstellt. Dieses System ist nicht auf jedes Unternehmen oder jede Situation übertragbar, aber es zeigt deutlich, wie wichtig eine gründliche Untersuchung der bestehenden Prozesse ist, im Vergleich zu einer Lösung, die nur deshalb gewählt wird, weil man mit ihr am meisten verdient.

 

Bei AccelyBiz werden wir immer versuchen, die kostengünstigste Lösung für unsere Kunden zu finden. Die kosteneffektivste ist nicht immer die billigste, sondern auf lange Sicht diejenige, die das beste Verhältnis zwischen Kosten und Ertrag bietet. In diesem speziellen Fall war es auch die billigste, in einem anderen Fall vielleicht nicht, aber wir werden immer Ihre aktuelle Situation, Prozesse und Mitarbeiter berücksichtigen, um wirklich eine Lösung zu entwickeln, die perfekt zu Ihnen, Ihrem Unternehmen und unseren Mitarbeitern passt.