Geautomatiseerde Uitnodigingen

Het bedrijf zat midden in een Salesforce-implementatie die al meer dan 2 jaar aan de gang was. Een van de belangrijkste redenen om Salesforce te gebruiken was het centrale accountbeheer met geautomatiseerde systemen. Salesforce is echter, net als SAP, bedoeld voor grote ondernemingen die enorme hoeveelheden gegevens moeten verwerken.

 

Toen ik het voor het eerst zag, dacht ik al dat dit veel te overkill was voor wat ze probeerden te bereiken. Na een tijdje werd het duidelijk dat de implementatie nog veel langer zou duren en nog meer kosten met zich mee zou brengen. Daarom was er een eenvoudiger oplossing nodig.

Ik heb het kernproces onder de loep genomen, met name de e-mailautomatisering die via Salesforce Einstein zou worden geïmplementeerd. De kern van de automatisering bestond uit het versturen van e-mailuitnodigingen naar de gasten en degenen die er baat bij hadden om gast te worden. Het hele proces omvatte dynamische follow-up e-mails op basis van de status van het account in het CRM (stuur een herinnering als er geen reactie is, stuur geen herinnering als we al contact hebben).

 

Ik onderzocht de afzonderlijke stappen van de automatisering, welke triggers waren waar nodig en waarom? Welke acties volgen op elke trigger? En welke veiligheidsmaatregelen zijn opgenomen om ervoor te zorgen dat de automatisering niets onverwachts doet?

Na een grondige analyse van het bestaande / geplande proces, ging mijn volgende focus uit naar de bestaande infrastructuur. Hoe is het bedrijf opgezet, welke tools zijn er al en waar werken de medewerkers prettig mee?

 

Het werd duidelijk dat Microsoft Business 365 werd gebruikt voor de kernzaken zoals documenten en e-mail, maar ook voor database / cloud met Sharepoint en OneDrive. Dat resulteerde natuurlijk in het idee om een Microsoft Power Automate workflow te gebruiken, gekoppeld aan een Sharepoint database en de Outlook e-mailadressen van de medewerkers. Al deze tools bestonden al en werden gebruikt in het bedrijf, wat mij het voordeel gaf om een systeem te maken dat super kostenefficiënt is, in principe gratis, aangezien de abonnementen voor MS Business 365 toch al betaald waren.

 

Na een maand waren alle automatiseringen opnieuw opgebouwd binnen het Microsoft-ecosysteem, van een investering van >20.000€ in Salesforce naar een bijna gratis Microsoft-native oplossing met een veel lagere leercurve voor iedereen die met het systeem moet werken. We hebben dit soort automatisering binnen het bedrijf de afgelopen jaren een paar keer opnieuw gebouwd om ons aan te passen aan nieuwe situaties en campagnes en het loopt altijd soepel. Het bedrijf was zelfs in staat om het systeem door te verkopen aan een van hun klanten, waarvoor slechts een klein standaardisatieproces van onze kant nodig was.

Het is belangrijk om op te merken dat, hoewel dit een enorm effect had op de kosten en investeringen, het ook een zeer specifieke situatie is. Dit systeem is niet toepasbaar op elk bedrijf of elke situatie, maar het laat duidelijk zien hoe belangrijk een grondig onderzoek van bestaande processen is, in vergelijking met het doordrukken van één oplossing omdat je er het meeste mee verdient.

 

Bij AccelyBiz proberen we altijd de meest kosteneffectieve oplossing voor onze klanten te vinden. De meest kosteneffectieve oplossing is niet altijd de goedkoopste oplossing, maar op de lange termijn de oplossing die de beste balans biedt tussen kosten en opbrengsten. In dit specifieke geval is het ook de goedkoopste geweest, in een ander geval misschien niet maar we zullen altijd rekening houden met uw huidige situatie, processen en medewerkers om echt een oplossing te ontwikkelen die perfect bij u, uw bedrijf en onze medewerkers past.